عدنا لكم زوارنا الكرام من جديد في موضوع جديد والذي يقدم عبر موقعنا ( وظائف الإلكتروني) من خلال هذا الموضوع سوف نتحدث عن ( وظائف ومهام كاتب) ومن هنا سوف نتعرف عليها من خلال الإسطر القادمة.
الهدف الوظيفي كاتب
- تقديم الخدمات الإدارية، وأعمال السكرتارية التي تسهم في إدارة، وتنظيم، وسير العمليات التعليمية، والتربوية في إدارات الشؤون التعليمية.
وظائف ومهام كاتب
- استلام المعاملات الواردة ( برنامج راسل) وعرضها على مدير الإدارة.
- توزيع البريد الوارد على الموظفين المعنيين حسب شرح مدير الإدارة.
- تنظيم الاتصالات الكتابية، ومتابعة تنفيذ الشروحات على المعاملات.
- تسجيل، وتسديد المعاملات الصادرة في برنامج ( راسل) بعد التأكد من اعتمادها من مدير الإدارة أو صاحب الصلاحية، ومن جميع المرفقات إن وجدت.
- متابعة، وطباعة البريد الإلكتروني يومياً، وعرضه على مدير الإدارة ، وتوزيعه حسب توجيه مدير الإدارة، وتوثيقه، وأرشفته إلكترونياً/إرسال، وإعادة توجيه البريد الإلكتروني حسب توجيه مدير الإدارة، والتأكد من استلامه من قبل الجهات المعنية.
- متابعة تسديد الخطابات العاجلة، والهامة في المواعيد المحددة.
- تنظيم، وأرشفة ملفات ( الوارد/ الصادرة/ التعاميم/ أخرى ) بشكل يتضمن سلامات، وسرعة استرجاعها بسهولة.
- تذكير مدير الإدارة بمواعيد اللقاءات الداخلية، والخارجية، ومواعيد الاجتماعات، والزيارات الميدانية، وتحضير الوثائق المطلوبة.
- إعداد قاعدة بيانات خاصة بموظفي الإدارة تشغيل جميع البيانات الوظيفية الهامة، وتحديثها بشكل دوري، وانشاء مجموعات بريدية للجهات الداخلية، والخارجية.
- تنظيم، وإدارة أعمال إدخال البيانات، وتحديثها، وتوثيقها بشكل مستمر .
- إعداد الخطابات الجوابية حسب توجيه مدير الإدارة.
- أخذ توقيع الموظفين بالعلم على التعاميم، والنشرات الداخلية.
- الإشراف على استكمال إجراءات الحجز، والسفر.
- استقبال المستفيد من داخل/ وخارج الإدارة، والرد على استفساراتهم، وتوجيههم حسب تعليمات مدير الإدارة.
- تنظيم، وجدولة مواعيد المستفيدين من داخل/ خارج الإدارة.
- تنفيذ التبليغات الهاتفية حسب توجيهات مدير الإدارة.
- استقبال المكالمات الهاتفية الواردة، والرد على الاستفسارات بعد الرجوع للموظبة المختصة.
- استطلاع راي المستفيد من وجودة الخدمة في الإدارة.
- الإعداد، والتنظيم للأجتماعات ( قبل/أثناء/بعد)مباشر،تقي، خارجي).
- إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وخطابات الدعوة بعد عرضها على مدير الإدارة ثم إرسالها للجهات ذات العلاقة.
- إعداد العرض التقديمية، والملخصات وفق الأسس الفنية، وعرضها على مدير الإدارة.
- تجهيز،وتنظيم الملفات الخاصة بالاجتماعات.
- تجهير مواد، وأدوات الاجتماع.
- الإشراف، والمتابعة قبل بدء الاجتماع بوقف كاف من سلامة التجهيزات التقنية، الفنية.
- إعداد كشف حضور الاجتماع مع تدوين مسمى الوظيفة، والتوقيع لكل شخص حضر الاجتماع.
- تحرير، وقائع الاجتماعات من قبل ( المقررة المكلفة).
- إعداد مسودة محضر الاجتماع، وعرضها على مدير الإدارة.
- كتابة محضر الاجتماع النهائي، وتوقيعه من قبل مدير الإدارة مع تصوير بالأعداد المطلوبة، وتوزيعه على الأعضاء المعينين.
- إرسال نسخة من التوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع إلى الجهات المعنية.
- إعداد أي مراسلات تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع.
- تسجيل أي مواعيد قادمة تم تحديدها خلال الاجتماع بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل.
- إعداد ملف الاجتماع من جميع الوثائق ( الدعوة، وجدول الأعمال، وكشف الحضور، وأصل محضر الاجتماع، ونسخ القرارات، والخطابات المعدة ) وحفظها، وأرشفتها في ملف خاص بشكل يضمن سلامها، وسرعة استرجاعها بسهولة حين الحاجة.
- إعداد جدول الزيارات،تبليغ الجهات المعنية وفق النماذج الرسمية المعتمدة من قبل الإدارة.
- اعتماد تقارير الزيارات من مدير الإدارة، ورفعها للجهات المعنية.
- تزويد إدارة الإعلام التربوي بما يستجد لدى الإدارة .
- متابعة المواد الإعلامية لمنجزات الإدارة على البوابة الإلكترونية للإدارة.
- متابعة لوحة الإعلانات الخاصة بالإدارة، وتحديثها باستمرار لمنجزات الإدارة، وأحدث التعاميم.
- متابعة كل ما ينشر في الصحف المحلية بشأن فعاليات.
- متابعة سلامة السجل واستكمال كامل توقيعات الحضور، والانصراف اليومي لجميع موظفي الإدارة.
- حصر الاستئذان/ساعات التأخير اليومي، شهريا للموظفين، الرفع لمدير الإدارة.
- احتساب الإجازات الاضطرارية/وعدم أيام الغياب ( بعذر، وبدون عذر) وحفظها، وأرشفها في الملفات الخاصة بالموظفين.
- متابعة استلام تقارير الإجازات لرفعها لشئون الموظفين.
- إعداد الخطابات الخاصة بالدوام، ومرفقاتها بنهاية كل شهر.
- الرفع بشأن الانتداب، وبذل العمل.
العلاقات الوظيفية كاتب
- الاتصال المباشر مع مديرة الإدارة، جميع الموظفين بالإدارة.
متطلبات الوظيفة كاتب
- المؤهل: الحد الأدنى ثانوية عامة.
- الخبرة: سنتان في مجال الإداري.
- المهارات:
- التحلي بمميزات إدارية.
- المعرفة بمعل الشؤون الإدارية، وشئون الموظفين.
- مهارات عالية جداً في التنظيم.
- المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس، والتصوير، وغيرها.
- مهارات استخدام أجهزة الحاسب الآلي.
- التعامل مع البرنامج الوزاري ( راسل).
وفي الختام أتمنى أن تكونوا قد استفدتم من موضوع هذه المقالة (وظائف ومهام كاتب ) والذي يتحدث عبر موقعنا (وظائف الإلكتروني) ونلقاكم في مقالة جديدة أخرى.
الإبلاغ عن إساءة الاستخدام
وظائف مدرب سباقات محترف
وظائف بترو جوب ، كيفية التقديم على الوظائف Petrojob Oman
وظائف شرطة دبي ، خطوات التقديم والتسجيل في الوظائف العسكري بالتفصيل ejob.dubaipolice.gov.ae