وظائف مساعد إداري

أهلاً وسهلاً بكم الزوار الكرام في موضوع جديد والذي يتحدث عن ما هو أفضل لكم ومفيد ومن هنا سوف نتحدث عن ( وظائف ومهام مساعد إداري) والذي يتحدث عن ماهو مثير لكم وجديد والذي يقدم عبر موقعنا (وظائف الإلكتروني) من هنا سوف نتعرف على هذه المعلومات المهمة لكم.

الهدف الوظيفي مساعد إداري

• القيام بالمساندة الإدارية، وأعمال السكرتارية.

وظائف ومهام مساعد إداري

• إعادة طباعة، وصياغة التعاميم على الحاسب الآلي، والموارد من الإدارة العامة للنشاط، ورفعها للجهات المختصة بالمحافظة التابعة لها للمنطقة.
• طباعة الردود على الخطابات الواردة لنا من أقسام النشاط بالمحافظة، ومكاتب الإشراف.
• صادر إدارة نشاط الطلاب ( بما فيها خطابات صادرة إلى إدارة التعليم،صادر الإدارة العامة للنشاط بالرياض، مكاتب الإشراف، الرد على خطابات المحافظات).
• وارد إدارة نشاط الطلاب، ووارد الإدارة العامة للنشاط بالرياض كما يشمل إعادة صياغة التعاميم، والخطابات الواردة، وطباعتها على الحاسب الآلي، وتصويرها، وتوزيعها ثم رفعها إلى الجهه المختصة.
• عضو في لجنة المسابقات، والعار ض( إعداد الاستمارات الخاصة بالمسابقة - تنظيم المسابقات- إعداد الخطابات الصادرة للمسابقة، والواردة، والرد عليها).
• تقويم بإعداد عمليات الطباعة بجميع مراحلها، وعمل بروفات لها من خلال تنسيق صفحات الكتب، والتقارير، والمشرف.
• يتم طباعة البروفات الأولية للمطبوعات، وتراجع بغرض التأكد من مواصفاتها، وصحتها.
• إعداد التقارير الخاصة بالزيارات الميدانية للمحافظة من قبل مدير الإدارة.
• إعداد، وتنسيق شهادات الشكر، والتقدير لجميع المحافظات التابعة للمنطقة للطلاب الفائزين أو المشاركين في المسابقات، ورائدي النشاط المتميزين.
• عضو في لجنة التقرير الشامل.
• التنسيق للدورات، والحلقات التنشيطية المقامة في داخل، وخارج الإدارة .
• التنسيق مع الجهات، وتهيئة المكان المناسب للقاءات، والاجتماعات، والحضور لتدوينها.
• المشاركة في لجنة فرز الراغبين بالالتحاق بالمراكز الثقافة الصيفية من طلاب، ومعلمين.
• الإشراف على العهد الخاصة بالإدارة، والمشاركة في عمليات الجرد.
• استقبال الوفد من الجهات الأخرى من الإدارة، وغيرها، والرد عليهم بما يلزم.
• تنسيق، وترتيب الملفات، تجليد كل ما يطلب منها من الكتب، والتقارير ، تصميم الأغلفة للكتيبات، والإصدارات الخاصة بالإدارة، والمخططات.
• الاتصال بالإدارة، واستلام الفاكسات منها، والرد عليها.
• طباعة الخطط الخاصة بالإدارة على الحاسب الآلي، وتحضير مسودات للأعمال، والنماذج للإدارة للموافقة عليها.
• تسجيل الأعمال اليومية في سجل خاص تحت مسمى“ جدول الأعمال اليومية“ تسجل فيه جميع الخطابات الواردة إلى الإدارة، وأي اجتماع لمدير الإدارة مع المشرفين، والزائرين، وجميع الاتصالات التي يقوم بها الرئيس.
• استلام، وإرسال البريد الالكتروني ( بريد الإدارة- بريد النشاط العلمي).
• تقديم عروض البوربوينت الخاصة بالإدارة.
• متابعة جديد التعاميم من خلال موقع الإدارة، وطباعتة.
• ما يتعلق من أعمال مدير الإدارة ( خطة العمل -إعداد التقارير، عمل النماذج الخاصة بمدير الإدارة، التجهيز لاجتماعاتها، وحلقاتها التنشيطية ).
• متابعة الدوام اليومي ( الحضور، والانصراف- الإجازات المرضية- الاستثنائية- الاضطرارية- مباشرة الموظفين، ملف الوثائق الرسمية).
• إعداد، وتنظيم السجلات، والملفات، وأرشفتها.
• تنظيم المعاملات، والمعلومات الخاصة بالإدارة، وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة، ويسر.
• القيام بأي عمل يوكل إليه من قبل مدير الإدارة.
• إعادة طباعة، وصياغة التعاميم على الحاسب الآلي، والواردة من الإدارة العامة للنشاط، ورفعها للجهات المختصة بالمحافظات التابعة للمنطقة.
• طباعة الردود على الخطابات الواردة لنا من أقسام النشاط بالمحافظات، و مكاتب الإشراف جميع ما يتم تكليفه من قبل مسئول المباشر.

العلاقات الوظيفية مساعد إداري

• الاتصال المباشر مع كافة المستفيدين من داخل الإدارة، وخارجها.

متطلبات الوظيفة مساعد إداري

• المؤهل : بكالوريوس/ دبلوم.
• الخبرة : سنتان في مجال العمل الإداري.
• المهارات :
• التحلي بمميزات إدارية.
• إلمام بالحاسب الآلي، وأجهز الفاكس.
• طرق الفهرسة، والحفظ للوثائق، والملفات.
• فن المكاتبات الرسمية، وصياغاتها (( الخطاب / المذكرة / التقارير).
• تصدير، وتوريد المكاتبات.
• تنظيم الاجتماعات، واللقاءات ، والدورات التدريبية.
• مهارات إدارة الوقت، وأدواته.
• الاتصال، والتواصل الإنساني.
• إعداد قاعدات البيانات.

وفي الختام أتمنى أن تكونوا قد استفدتم من موضوع هذه المقالة والذي تحدثنا عنها من خلال موقعنا (وظائف الإلكتروني) والذي يقدم ما هو مفيد لكم والذي يتحدث عن( وظائف ومهام مساعد إداري ) ونأمل أن تكونوا قد استفدتم من هذا المقال.